在庫管理システムは、商品の在庫量をリアルタイムで追跡し、需要と供給を効率的に調整するソフトウェアツールです。このシステムを活用することで、企業は在庫過多や在庫切れを防ぎ、経営資源を最適化し、コスト削減に寄与することが可能です。この記事では、自作するメリットとデメリット、作成方法を紹介します。ぜひ、参考にしてください。
在庫管理システムとは？
在庫管理システムとは、企業内の在庫を一元的に管理するためのシステムです。対象となる在庫は完成品の商品だけでなく、製造業では原材料、部品、仕掛品なども含まれます。これらは会計上の棚卸資産に該当するためです。
在庫管理システムの主な機能は、入荷・出荷による在庫データの記録、適正在庫数の設定と監視、需要予測などです。バーコードや自動発注機能の活用で業務効率化も図れます。
一方で販売管理システムは、受注処理や売上管理、顧客管理が中心的な機能となり、在庫管理は付随的な位置づけとなります。このように業務の中心が異なるため、両システムの役割は区別されています。
製造業や流通業などでは在庫管理が重要な経営課題となるため、専用の在庫管理システムを導入し、リアルタイムで適切な在庫水準を保つことが求められています。
在庫管理システムの機能
在庫管理システムには以下の主な機能があります。
| 機能名 | 概要 |
|---|---|
| 在庫管理一覧表 | 商品ごとの在庫数や入出庫履歴を一覧で管理できます。適正在庫数の設定も可能です。 |
| 入出庫管理 | 入荷や出荷時の入出庫データを登録・管理できます。バーコードによる効率的な運用も可能です。 |
| 返品管理 | 返品された商品の処理状況を管理できます。返品理由の分析にも活用できます。 |
| 検品管理 | 入荷時の検品作業をシステム上で行えます。不良品の有無や数量チェックができます。 |
| 在庫分析 | 過去の入出庫データから適正在庫数を算出したり、セール期間の需要予測ができます。 |
これらの機能により、在庫の適正管理や業務の効率化が図れます。バーコードや自動発注機能などの付加機能も搭載されているシステムも多くあります。企業のニーズに合わせて適切な機能を選択することが重要です。
在庫管理システムの種類
在庫管理システムには主に以下の4種類があります。
【パッケージ型】既存の汎用的なソフトウェア。初期コストが安く、中小企業に適しています。
【スクラッチ型】自社専用に開発するカスタマイズ型。大企業が自社ニーズに合わせて導入します。
【クラウド型】インターネット上でデータを管理。場所を選ばずアクセス可能です。
【オンプレミス型】自社のサーバーでデータを管理。セキュリティ面で安心です。
クラウド型とオンプレミス型は規模を問わず、スクラッチ型は開発コストがかかる大企業向け、パッケージ型は中小企業に適しています。ニーズや企業規模に合わせた最適なシステムを選ぶ必要があります。
在庫システムは自作できるか？
在庫管理システムは、パッケージソフトの導入ではなく、社内で自作することも可能です。自社の業務フローに合わせてカスタマイズできるため、最適な機能を実装できるというメリットがあります。一方でデメリットは、システム開発の専門知識と技術力が必要になることです。プログラミングスキルを持つ人材が不可欠で、開発・運用・保守の手間と費用も自社で負担しなければなりません。
自作する際は、要件定義からデータベース設計、プログラミング、テストと一通りの工程が必要になります。Webアプリ開発の経験者がJavaやPHPなどの言語を用いてシステムを構築することになるでしょう。
自社のリソースとニーズを見極め、自作するかパッケージソフトを導入するかを判断する必要があります。自作するメリットが大きい場合は、高度な技術力を備えた人材の確保が何より重要になってきます。
在庫管理システムが必要な理由
企業が収益を上げるには業務効率化が不可欠です。昨今の経済環境の変化に伴い、コスト削減と生産性向上が求められています。この課題に対処するには在庫管理システムの導入が有効な解決策となります。
適正な在庫水準を維持することで、過剰在庫による資金ロスや欠品ロスを最小限に抑えられます。また、リアルタイムでの在庫状況把握により、生産計画の立案や納期管理の精度が上がります。さらに、棚卸しなどの手作業が不要になり、業務の省力化にもつながります。
このように在庫管理システムを活用することで、余剰コストを削減しつつ適時適切な商品供給が可能になり、結果として企業の収益性は大きく改善します。業務プロセスの効率化を実現する上で、在庫管理システムは必須のツールと言えるでしょう。
在庫管理システムを自作するメリット・デメリット
自作する在庫管理システムのメリットは、業務に合わせてカスタマイズ可能なこと。デメリットは開発・保守の手間と費用がかかることです。パッケージ型ならその点で有利ですが、要件に合わない場合があります。状況に応じて自作かパッケージ型かを判断する必要があります。
自社の求めるシステムを構築できる
パッケージ型の在庫管理システムは汎用的であり、自社の業務に合わせた細かな要件を満たせないケースがあります。一方、自作システムなら自社の要望に合わせてカスタマイズできます。現場作業の流れに沿った最適な設計が可能になります。
また、自作システムは既存の業務フローを大きく変更する必要がありません。現場作業員は新しい操作方法を覚える手間が少なく、スムーズな導入と活用ができるメリットがあります。自社の要望に合わせて構築できることが、自作システムの最大の利点と言えます。
導入および維持費を少なくできる
自社従業員が在庫管理システムを開発すれば、ソフトウェア購入費用がかからないため、導入コストを大幅に削減できます。また、保守・運用も自社技術者が対応可能で、ベンダーへの支払い費用が不要となり維持コストを最小限に抑えられます。必要最低限の機能のみを搭載すればランニングコストの抑制も図れます。加えて、自社の業務フローに完全に合わせたカスタマイズができるメリットもあります。総合的に見れば、自作は費用対効果に優れた選択肢になり得ます。
運用中に機能を追加できる
自作のシステムでは、仕様や現場の要望に応じて機能を柔軟に追加できます。これにより使いにくさを早期に改善し、業務効率化と生産性向上が見込めます。
また、柔軟性の高いシステムは事業環境の変化に対応可能です。企業経営においては変化への素早い適応が重要で、自作システムを活用することで競争力を維持できます。
変化の激しい現代ビジネス環境下で、自作の柔軟なシステムは企業の強みとなり得ます。運用中の改善要望への機動的対応は、経営の安定と成長に寄与するでしょう。
開発に時間がかかる
システム開発には、通常数カ月から数年の期間を要します。専門のエンジニアが担当しても開発完了までには数カ月を要し、一般社員が本業の傍ら開発を行う場合は、1年以上の長期に渡ることもあります。
システム開発が長期化すれば、完成が大幅に遅れ、運用開始も遅くなります。業務効率化が後手に回り、結果として経営に深刻な影響が出る可能性があります。特に競争が激しい業界では、システム導入の大幅な遅れが業績に直接的なダメージを与えかねません。
新しいシステムの導入は経営戦略上の重要課題です。開発期間の長期化は避けなければならず、経営者は十分なリソース確保や外部委託など、開発スピードを上げる対策が求められます。素早いシステム導入が企業の競争力強化に直結するからです。
自社に対応できる人材がいるとは限らない
自社に対応できる人材がいるとは限りません。自社の要望に合わせた在庫管理システムの開発にはプログラミングスキルや専門知識が不可欠です。社内にそうした人材がいない場合、適切な開発ができない可能性があります。
さらに、基幹システムとの連携が必要になれば、高度な技術力が求められます。社内で対応できる人材が不在であれば、自作を断念せざるを得なくなる場合もあるでしょう。
自作システム開発には高いハードルがあり、社内のリソースでは対応が困難な場合が多々あります。自社の実情に合わせて、自作か外注かを適切に判断する必要があります。システムの重要性を踏まえ、経営判断として最良の選択をすべきなのです。
システムトラブルへの対処ができない
自社で在庫管理システムを開発した場合、その後の改修を重ねるうちにシステムが複雑化し、トラブル発生時の対処が困難になるケースがあります。開発者が退職するなどして、システムの内部構造を理解している人がいなくなれば、適切な対応ができなくなります。
また、複数のユーザーが同時にシステムにアクセスするようになると、データの破損やシステム障害のリスクが高まります。自作システムは社内で開発されたものであり、十分な堅牢性が担保されていない可能性があるためです。
トラブル発生時の対処が適切にできなければ、業務に深刻な支障をきたします。データ損失は取り返しがつかないダメージとなり得ます。自社でシステムを構築する際は、運用保守体制の構築も欠かせません。
在庫管理システムを自作する際のポイント
在庫管理システムを自作する際は、まず現場の要望をヒアリングし、明確化しておくことが重要です。設計時に現場の意見を反映させることで、使いやすく、多くの方が受け入れやすいシステムになります。要件を事前に把握し、その上で詳細設計を行うことが望ましい流れとなります。
導入目的を明確化する
在庫管理システムを自作する際は、まず導入目的を明確化することが重要です。現在の在庫管理で何が課題となっているのか、どのような改善を目指すのかを具体的に定義する必要があります。
例えば、「過剰在庫を削減したい」「欠品リスクを低減したい」など、解決したい問題点を洗い出します。そうすることで、目標達成に役立つ機能やシステム要件が明確になり、現状を改善できる適切な設計が可能になります。
導入目的の明確化は、現場の課題に沿ったシステムを構築する上で欠かせない作業です。事前に設定し、達成を意識した設計を心がけましょう。
業務内容や管理対象を整理する
自作の在庫管理システムを構築する際は、自社の業務内容や管理対象をまず整理し、商品の入荷から出荷までのプロセスを確認する必要があります。在庫データの入力タイミングやシステムに表示する情報の項目も慎重に決定することが求められます。このプロセスを怠ると、業務に適合しないシステムが生じ、使い勝手が悪化し現場での問題が発生します。そのため、要件を正確に定義し、現場のニーズをしっかりと反映させることが極めて重要です。
在庫管理システムに必要な性能を見極める
在庫管理システムの導入では、導入目的と現業務フローの比較分析が重要です。過去の課題や改善点を洗い出し、システムに求められる要件を明確にすることが必要です。入出荷管理や在庫数自動計算などの基本機能に加えて、複数拠点対応や他システムとの連携などの付加機能の要否を検討し、データ量や同時アクセス数を考慮して処理能力を算出し、適切なシステム要件を決定します。これにより、無駄のない効率的なシステム設計が可能になります。
在庫管理システムを自作できる2つの方法
在庫管理システムの自作には大きく2つの方法があります。1つは、Windowsなどの汎用OSで動作するシステムを自社で開発する方法。もう1つは、Webベースのクラウドシステムを構築する方法です。自作の大まかな手順としては、要件定義、設計、開発、テストなどのフェーズを経ることになります。
ローカル環境ならAccessとExcel
ローカル環境での在庫管理システム自作では、まずAccessでデータベースを構築します。商品マスタ、在庫データなどを格納するテーブルを設計し、リレーションを定義してデータ管理の基盤を作ります。
次に、入出荷処理画面や在庫状況確認画面などの業務フォームを作成。データ入力規則の設定、エラーチェックなど必要な機能を実装していきます。さらにレポート出力の機能も用意します。
このようにAccessでデータベースとUIの基本的な部分を構築した上で、Excelと連携させて補助的な機能を付加していきます。ピボットテーブルによるデータ分析、グラフ化、マクロを使った自動化処理などが考えられます。
ただし、データ量が多くなるにつれAccessのパフォーマンスが制限されてくる可能性があります。そういった場合は、Excelに完全に切り替えてデータを扱うことになります。Excelでもピボットテーブルを活用したり、VBAを使ってカスタマイズすれば一通りの在庫管理は可能です。ただしデータ量が膨大な場合は、限界があります。
AccessとExcelを使ったローカル環境での自作は、中小規模の在庫管理であれば有効な選択肢です。しかし、規模が大きくなるとクラウドサービスの利用を検討する必要があるということになります。自社の実情に合わせて、適切な方法を選ぶことが重要です。
サーバーサイドならPythonとPHP
サーバーサイド環境で在庫管理システムを自作する場合、PythonやPHPといった言語を使うことが一般的です。
Pythonを使えば、Django、Flaskなどの人気フレームワークを活用してシステムを構築できます。商品マスタや在庫データを格納するデータベースをSQLで設計し、Pythonでデータ処理ロジックを実装します。さらにHTML/CSSとJavaScriptを使ってWeb画面のUIを作成します。
一方、PHPを採用する場合はLaravelなどのフレームワークが有力です。データベースはMySQL、PostgreSQLなどを使い、PHPでビジネスロジックを記述。こちらもHTML/CSS/JavaScriptでWeb画面を構築していきます。
いずれの言語を使う場合も、データベースの正規化、ER図の設計、ユーザー認証の実装、データ入力チェックなど、幅広い知識が必要となります。また、在庫システムと既存の基幹システムとの連携が必要であれば、APIの開発なども求められます。
自作のメリットは、業務に合わせてシステムをカスタマイズできること。一方で開発に多くの労力がかかり、保守・運用体制の構築も欠かせません。Python、PHPともオープンソースで利用できますが、自社でスキルを持つ人材の確保が課題となるでしょう。
中小企業では、PythonやPHPを使ったシステム自作は現実的ではないかもしれません。しかし大手企業などでは、専門スキルと人員を確保できれば、自作による業務最適化は有力なオプションとなり得るでしょう。
自作した在庫管理システムには限界がある
社内で自作した在庫管理システムには、運用を重ねるうちに様々な課題が生じる可能性があります。Excelなどツール主体のシステムでは、データ量の増加に伴う遅延や、複数人での同時利用における整合性の問題が起こりがちです。自作するメリットもありますが、導入前に十分に課題を検討する必要があります。
データの整合性が取りづらい
Excelでは複数人での同時利用やデータのリアルタイム共有が困難であり、更新されたデータの反映が遅れることでデータ整合性が保たれません。対照的に、データベース機能を持つシステムを使用すれば、共有データベースを通じて全員が常に最新の在庫データをリアルタイムで把握でき、更新内容が直ちに反映されるため、データの一元管理による整合性が確保できます。複数人での在庫管理には、Excelだけでは不十分であり、本格的な管理システムの導入が不可欠です。
作成した本人しかわからない
ExcelやAccessで作成された自作システムは、属人性が高くなりがちで、開発者の退職などで運用が困難になることがあります。このようなシステムでは、担当者の知識に依存するため、内部構造の理解者がいなくなると保守やトラブル対応ができなくなるリスクがあります。また、後任者がシステムを理解するのが難しいため、担当者の異動やスキル継承の仕組み作りが重要であり、柔軟な運用保守体制の構築が不可欠です。
速度や容量に限界がある
ローカル環境で自作された在庫管理システムは、同時アクセスユーザー数の増加やデータ量の膨大化により処理速度と容量の制約が顕著になり、システムのパフォーマンスが低下する問題があります。画面の描画やデータ処理に時間がかかるため、本来実装したい機能を全て盛り込むことが困難です。これにより拡張性が乏しくなり、業務の成長に合わせた機能追加が難しくなります。これらの課題を解決するためには、サーバー環境やクラウドサービスへの移行が推奨されます。
自作が難しい場合は？
在庫管理システムの自作が難しい場合、スクラッチ型の検討を促します。選定基準として、導入および維持費用、柔軟性、操作性、既存システムとの連携可能性を考慮してください。導入コストが抑えられ、特定の業務に対応できる柔軟なシステムは、長期的なコスト削減や業務効率化に寄与します。システムの操作性や他システムとの連携も重要な要素です。また、カスタマイズ性やサポート体制も検討材料となります。
まとめ
在庫管理システムとは、社内に保有する在庫の入庫日や数量を把握する在庫管理業務を担うシステムであり、経営の効率化に欠かせません。PythonやPHPなどプログラミング言語や、Accessに関数やマクロを追加すると、一般企業でも自作できます。IT人材不足などで自作できないときは、希望する要件を満たし、既存システムと連動できる在庫管理システムを外注して、経営の効率化を目指しましょう。
